Ce lundi 3 octobre, Marion Azoulay, Directrice du Pôle Création et Pilotage événementiel a accepté de dévoiler les coulisses de l’organisation d’un événement.
En fonction de quels critères choisissez-vous d’organiser un événement plutôt qu’un autre ?
« On ne choisit pas vraiment. Nos événements sont définis en fonction des périodes du calendrier. Noël est un bon exemple. On organise aussi par rapport au « calendrier orange » avec la semaine de la mobilité par exemple, ou encore la semaine du développement durable »
Avez vous la liberté totale d’organisation ?
« Alors non », dit-elle en riant. « Même si je suis Directrice du pilotage événementiel, j’ai des ordres de la part de la direction nationale et donc de mes supérieurs. L’intitulé de mon poste est Directrice pôle création et pilotage événementiel et cela peut porter à confusion. Pour être plus claire, je ne m’occupe que de l’organisation d’un événement sélectionné par ma hiérarchie. »
Quelles sont les contraintes d’organisation pour un événement ?
« Il y en a plusieurs. La plus évidente est le budget. Il n’est pas illimité et on doit composer avec ce que l’on nous donne. Autre contrainte, comme je l’ai évoqué précédemment, c’est l’adaptation. Je dois m’adapter à ce que me demande la direction, au calendrier etc. L’adaptabilité est très importante comme qualité car rien ne se passe parfaitement comme prévu. Et c’est toujours le cas. Une météo défavorable, du personnel absent en dernière minute, des invités en plus ou en moins. Avec mon équipe on se doit d’être réactifs immédiatement. Les contraintes ne sont pas seulement avant l’événement quand on l’organise, mais aussi pendant. »
Qu’est ce qui défini pour vous le succès d’un événement ?
« Après chaque événement, on cherche à avoir un retour d’expérience venant des participants. Grâce à cela on peut effectuer un bilan et savoir ce qu’on a bien fait et moins bien fait . On fait noter nos événements aux personnes présentes et si on obtient une bonne note générale cela va être un premier gage de réussite. L’émotion que l’événement procure est primordiale. »
Et au contraire son échec ?
« Un échec est traduit par un mauvais retour d’expérience. La réponse ressemble un peu à la question précédente, mais si nous n’obtenons pas de bonnes notes et des retours négatifs, on ne peut pas juger un événement comme un succès. A partir de tout ça, on va pouvoir réfléchir pour corriger les erreurs et s’améliorer continuellement. »
Avez vous déjà organisé des événements en faveur de l’écologie ?
« Au niveau national, des événements dans ce sens sont organisés. Je peux vous citer la semaine de la mobilité et du développement durable. D’une manière générale, on essaye d’être le plus propre possible et de le devenir encore plus. On a conscience de l’importance de l’enjeu climatique et on veut se mettre au niveau. Dans cette démarche, nous disposerons bientôt de capteurs pouvant mesurer l’empreinte carbone d’un événement. »
Paul Gazut, Marilou Jaubert, Sharon Rouanet, Eva Sangarné, Lucas Zemtchounoff, Kendra rouanet
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